一覧表を1つに決める
顧問先の会社名・宛名・住所・メールと、当月の金額表を、それぞれ1つの表にまとめます。
想定シナリオ
毎月の請求案内づくりを、まとめて用意する
想定シナリオで、作り方を具体的に。
顧問先ごとの請求案内を1件ずつ差し込みして作り、宛名を目視で突き合わせている事務作業を想定しています。顧問先の一覧表と当月の金額表から、案内文と宛名面をまとめて用意し、宛先や金額がそろっていない分は作らずに確認用の一覧へ回します。
- 作業時間
- 事務2人で半日 → 実行と確認で約15分
- 組み立ての目安
- 約2週間
- 対象範囲
- 一覧の整備から、送付前の確認まで
想定シナリオでの目安
概要
- 対象
- 顧問先へ毎月の請求案内を出している小規模な事務所（想定）
- 対象の業務
- 請求案内と宛名面の作成、封入前の宛先・金額の突き合わせ
- これまでの方法
- 案内文を1件ずつテンプレートに打ち替え、宛名は別に印刷し、封入前に目視で確認。作業できる人が決まっている
- 変えたあと
- 顧問先の一覧表と当月の金額表から、案内文と宛名面をまとめて用意。宛先や金額がそろっていない分は作らず、確認用の一覧へ回す
- 効果（想定）
- 作業時間が大きく減り、担当が代わっても同じ結果になる。宛先違いは送る前に気づける
これまでと、変わること
どう組み立てるか
上から順に進めます。
案内文と宛名面を用意する
表の内容をテンプレートに差し込み、案内文と宛名面をまとめて用意します。合計金額と消費税も自動で計算します。
そろっていない分は止める
宛名や住所が空、同じ相手が重複、一覧に無い相手 —— これらは作らずに「要確認」の一覧へ回します。
人が確認して送る
メールの下書きまで用意し、送信は人が中身を見てから行います。送った記録は自動で残ります。
工夫した点
安全側に倒している設計の判断です。
そろわないものは作らない
宛名・住所・金額が欠けている分は、書類を作らずに要確認へ回します。全部を自動で流し切らないことが、かえって安全につながります。
まず一か月分で試す
最初の月は、これまでのやり方と結果を突き合わせ、要確認がどれくらい出るかを見てから範囲を広げます。
元の一覧表は変えない
作られるのは案内文と記録だけです。マスタや当月の表には書き込みません。
使うもの
いま使っているものの中で組み立てます。追加の契約は要りません。
- Googleスプレッドシート（一覧表と当月データ）
- Googleドキュメント（案内文のひな形）
- Google Apps Script（差し込みとPDF化）
お渡しするもの
動く状態
手順書ではなく、ボタンから実行できる状態でお渡しします。
案内文のひな形
御社の様式に合わせたテンプレート。項目の追加もできます。
操作の手順
担当の方が自分たちで動かせる形で。
元へ戻す方法
合わなければ、以前のやり方へ戻す手順も一緒に。
合わなければ、元へ戻せます
使うのをやめれば、これまでのやり方にそのまま戻せます。作られるのは案内文と記録だけで、元の一覧表は変えません。
似た業務への応用
請求書や工事の案内、健診の案内、納品書や案内状など、「一覧表＋当月の情報 → 差し込み → まとめて用意 → 記録」という形は、業種を問わず同じように使えます。
よくある質問
Q1会計ソフトの数字をそのまま使えますか。
会計ソフトから書き出した表を、当月分として貼る使い方から始められます。
Q2うちの様式に合いますか。
案内文のテンプレートをそのまま差し替えられます。項目を増やすこともできます。
Q3件数が少なくても頼めますか。
毎月くり返す作業であれば、件数が少なくてもお受けしています。まず1つの業務からで大丈夫です。
Q4宛先や金額の情報が心配です。
どこに置き、誰が見られて、いつ消すかを先に取り決めます。アカウントはお客様側に残します。
この作業に毎月半日かかっている —— それだけ教えてください。
実在する顧客の導入事例ではなく、業務を置き換えて考えるための例です。