数字を1枚の表に集める
売上・問い合わせ・受注・クレームなど、見たい数字を対象月ごとに1行で持つ表にします。
想定シナリオ
毎月の数字まとめを、1行足すだけで用意する
想定シナリオで、作り方を具体的に。
毎月はじめに出す売上・問い合わせ・受注・クレームの数字まとめを、担当者が前月のファイルを複製して手で打ち替え、前月比を電卓で計算している状態を想定しています。数字を1枚の表に集め、当月の行を足すと、前月比つきのまとめがPDFで用意され、関係者へ届く形にします。
- 作成時間
- 担当1人で半日 → 行を1つ足して数分
- 組み立ての目安
- 約2週間
- 対象範囲
- 数字の集約から、PDFの配布まで
想定シナリオでの目安
概要
- 対象
- 毎月、定例の数字まとめを出している事業所（想定）
- 対象の業務
- 売上・問い合わせ・受注などの月次まとめの作成と、関係者への配布
- これまでの方法
- 前月のファイルを複製して数字を打ち替え、前月比は電卓で計算。毎回、体裁を整え直している
- 変えたあと
- 1枚の表に当月の行を足すと、前月比と事実だけのまとめ文が入り、決まった体裁のPDFができて配布される
- 効果（想定）
- 作成時間が大きく減り、前月比の計算違いが起きにくい。担当が休んでも出せる
これまでと、変わること
どう組み立てるか
上から順に進めます。
まとめのひな形を1つ作る
見出し・並び順・差し込む場所を決めたひな形を用意します。次の月からは、これを使い回します。
当月の行を足すと差し込まれる
前月比を計算し、増えた・減った・横ばいを文にして差し込み、PDFにして保存します。
関係者へ送る
決まった宛先へPDFを送ります。いつ・誰に送ったかの記録が残ります。
工夫した点
安全側に倒している設計の判断です。
自動で入るのは数字の事実だけ
増えた・減った・横ばいは自動で書きますが、解釈や見通しは書きません。コメントは出来上がったまとめに人が足します。
宛先は1か所で管理する
送った記録を残し、同じ月を二重に送らないようにします。
当月の行がなければ何も作らない
データがそろっていない月は、途中まで作らず、そのまま終了します。
使うもの
いま使っているものの中で組み立てます。追加の契約は要りません。
- Googleスプレッドシート（数字の表）
- Googleドキュメント（まとめのひな形）
- Google Apps Script（前月比の計算とPDF化、毎月の自動実行）
お渡しするもの
動く状態
行を足して実行すれば、まとめが出来上がる状態でお渡しします。
まとめのひな形
見出しや並び順を、自分たちで直せる形で。
操作の手順
宛先の変え方と、自動実行の止め方まで。
元へ戻す方法
自動で動く設定を消せば止まり、手作業での作成に戻せます。
合わなければ、元へ戻せます
毎月自動で動く設定を消せば止まります。元の数字の表はそのまま残るので、これまでの手作業でのまとめ作成に戻せます。過去に作ったPDFは残ります。
似た業務への応用
部門ごとの月報、店舗ごとの実績、案件の進捗報告など、「決まった数字 → 決まった形 → 配布」という形は、業種を問わず同じように使えます。
よくある質問
Q1グラフも入れられますか。
数字の表にグラフを作っておけば、そのグラフを画像としてまとめに貼れます。
Q2数字の解釈や見通しは書けますか。
自動で入るのは数字の事実だけです。解釈やコメントは、出来上がったまとめに人が足す形にします。
Q3会計ソフトやレジの数字は使えますか。
書き出した表を貼るところから始められます。慣れてきたら取り込みを自動にすることもできます。
Q4月次ではなく週次でも作れますか。
頻度は変えられます。まず月次で形を決めてから、必要に応じて週次に広げるのが安全です。
毎月の数字まとめに半日かかっている —— それだけ教えてください。
実在する顧客の導入事例ではなく、業務を置き換えて考えるための例です。