入口をフォームにまとめる
依頼の種類・対象・希望日・内容を選んで送る形にします。電話は残してよく、受けた人が1件入れれば一覧に乗ります。
想定シナリオ
ばらばらに届く依頼を、ひとつの窓口にまとめる
想定シナリオで、作り方を具体的に。
見積・発注・問い合わせ・クレームが、電話・メール・店頭でばらばらに届き、受けた人のメモ頼りで全体の一覧がない状態を想定しています。依頼の入口をフォーム1つに集約し、届いたら種類ごとに担当が決まって通知が飛び、いま何が未対応かが一覧で見えるようにします。
- 対応漏れ
- 月に数件 → 期限切れは翌朝に必ず通知
- 組み立ての目安
- 約2週間
- 対象範囲
- 入口の集約から、期限の管理まで
想定シナリオでの目安
概要
- 対象
- 依頼が複数の経路で届く小規模な事業所（想定）
- 対象の業務
- 見積・発注・問い合わせ・クレームの受付と、担当への割り振り
- これまでの方法
- 電話・メール・店頭でばらばらに受け、受けた人のメモ頼り。担当割りは口頭、期限は催促されて気づく
- 変えたあと
- 依頼はフォーム1つに集約。届くと種類ごとに担当と期限が決まって通知が飛び、未対応が一覧で見える
- 効果（想定）
- 対応漏れが減り、督促の電話を待たずに気づける。今どの依頼を誰が持っているかが分かる
これまでと、変わること
どう組み立てるか
上から順に進めます。
担当と期限の決め方を表にする
「種類ごとに、誰が、何日以内に」を1つの表にします。運用を変えるときは、この表を直すだけです。
届いたら担当へ知らせる
送信されると、担当へ通知が届きます。連絡先が空、直前と重複、といった分は印を付けます。
期限切れは翌朝にまとめる
対応期限を過ぎた未対応を、担当ごとに1通にまとめて通知します。督促の電話を待たずに気づけます。
工夫した点
安全側に倒している設計の判断です。
電話はなくさない
電話は残してかまいません。受けた人がフォームに1件入れる運用にすれば、一覧に乗ります。無理に窓口を1つに絞りません。
担当と期限は表で管理する
割り振りのルールを表に置くので、運用を変えるときも中身の設定を触らず、表を直すだけで済みます。
重複や連絡先漏れは自動で消さない
怪しい行には印を付けるだけにして、直すかどうかは人が判断します。
使うもの
いま使っているものの中で組み立てます。追加の契約は要りません。
- Googleフォーム（依頼の入口）
- Googleスプレッドシート（受付一覧と担当ふりわけ表）
- Google Apps Script（通知と、期限切れのリマインド）
- Gmail または Google Chat（担当への通知）
お渡しするもの
動く状態
フォームと一覧、通知までつながった状態でお渡しします。
担当と期限の表
割り振りのルールを、自分たちで直せる表で。
操作の手順
一覧の見方と、リマインドの止め方まで。
元へ戻す方法
フォーム受付を止めれば、電話・メール受付にそのまま戻せます。
合わなければ、元へ戻せます
フォームの受付を止め、自動通知の設定を消せば止まります。それまでに溜まった一覧は残るので、電話やメールでの受付にいつでも戻せます。
似た業務への応用
修理の受付、予約の受付、社内の情報システム窓口、各種申請など、「複数の入口 → ひとつの一覧 → 担当と期限」という形は、業種を問わず同じように使えます。
よくある質問
Q1電話をなくすことになりますか。
いいえ。電話は残してかまいません。受けた人がフォームに1件入れる運用にすれば、一覧に乗ります。
Q2チャットからも依頼が来ます。
最終的にひとつの一覧に集まればよいので、チャット分をまとめて入力する形から始められます。
Q3担当が少人数でも意味がありますか。
少人数ほど、抜けたときの影響が大きいです。誰が何を持っているかが見えるだけでも効きます。
Q4依頼内容に個人情報が含まれます。
共有の範囲を担当者だけに絞り、扱う項目と保管の期間を先に取り決めます。
依頼の抜け漏れが月に何件か出ている —— それだけ教えてください。
実在する顧客の導入事例ではなく、業務を置き換えて考えるための例です。