名簿を1つに整える
氏名・団体名・メール・区分・金額を、ひとつの表にまとめます。区分で文面と金額を切り替えます。
想定シナリオ
会費や更新の案内を、宛名を差し込んでまとめて用意する
想定シナリオで、作り方を具体的に。
年に一度の会費案内を、会員名簿を見ながら1通ずつメールで書いており、個人と法人で金額が違うため取り違えが心配、という事務局の作業を想定しています。名簿と文面から、宛名や金額を差し込んだ下書きを人数分まとめて用意し、送信は中身を確認してから人が行う形にします。
- 準備の手間
- 150通を1通ずつ手書き → 下書きが人数分そろう
- 組み立ての目安
- 約1〜2週間
- 対象範囲
- 名簿の整備から、下書きの作成まで（送信は人）
想定シナリオでの目安
概要
- 対象
- 会員や取引先へ定期の案内を送る事務局（想定）
- 対象の業務
- 会費・更新・点検などの個別案内メールの作成
- これまでの方法
- 名簿を見ながら1通ずつ手で書く。個人と法人で金額が違い、送信前に何度も見直す
- 変えたあと
- 名簿と文面から、宛名や金額を差し込んだ下書きが人数分できる。送信は中身を確認してから人が押す
- 効果（想定）
- 準備の手間が大きく減り、宛名や金額の取り違えに送信前に気づける
これまでと、変わること
どう組み立てるか
上から順に進めます。
文面のひな形を作る
件名と本文のひな形に、差し込む場所を決めます。法人のときだけ団体名の行を入れる、といった出し分けもできます。
下書きを人数分そろえる
宛名や金額を差し込んだ下書きを、宛先の数だけ用意します。メールが空、重複、対象外の分は作りません。
中身を確認して人が送る
下書きを何通か開いて確かめ、送信は人が押します。件数が多いときは、少数を送って着信を確認してから残りを送ります。
工夫した点
安全側に倒している設計の判断です。
下書きまでで止める
送信ボタンは人が押します。宛先の取り違えや二重送信は取り消せないので、最後は人の目を通します。
欠落・重複・対象外は作らない
メールが空、同じ相手が重複、送信除外の指定がある分は、下書きを作らず一覧に集めます。人が直してから作り直します。
添付は付けない
一人ずつ違う書類は、先にまとめて用意して、その場所を本文に載せます。添付の取り違えを避けられます。
使うもの
いま使っているものの中で組み立てます。追加の契約は要りません。
- Googleスプレッドシート（宛先の名簿）
- Googleドキュメント（件名と本文のひな形）
- Google Apps Script（差し込みと下書きの作成）
- Gmail（下書きまで。送信は人）
お渡しするもの
動く状態
実行すれば下書きがそろう状態でお渡しします。送信は行いません。
文面のひな形
区分ごとの出し分けを含めて、自分たちで直せる形で。
操作の手順
欠落・重複の直し方と、送るときの進め方まで。
元へ戻す方法
実行しなければ止まり、名簿はそのまま手作業の送付に使えます。
合わなければ、元へ戻せます
この仕組みを動かさなければ、それで止まります。名簿はそのまま連絡先の一覧として使え、これまでどおり手作業での案内送付に戻せます。
似た業務への応用
契約の更新案内、定期点検の連絡、イベントの案内、支払いのお願いなど、「名簿＋文面 → 宛名の差し込み → 下書き」という形は、業種を問わず同じように使えます。
よくある質問
Q1自動で送信までしてくれますか。
このやり方では下書きまでを用意します。送信は人が中身を見てから押します。取り違えや二重送信を防ぐためです。
Q2一人ずつ違う書類を添付したいです。
個別の書類は先にまとめて用意し、その場所を本文に載せる形にします。添付の取り違えを避けられます。
Q3宛先が多いのですが大丈夫ですか。
少数ずつ送って着信を確認してから残りを送る、という進め方にします。数百件規模でも同じ形です。
Q4まとめて送ると迷惑メール扱いになりませんか。
一度に大量に送らず、分けて送ります。差出人の設定も先に確認します。
案内を名簿を見ながら1通ずつ書いている —— それだけ教えてください。
実在する顧客の導入事例ではなく、業務を置き換えて考えるための例です。